home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 May / Software of the Month Club 1996 May.iso / mac / ISO9660 / ZIPFILES / GIM_313.ZIP / GIM12.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-11-05  |  5.9 KB  |  129 lines
  1.           CHAPTER 12     PRUNING FOLDERS
  2.  
  3.  
  4. CONCEPTS...
  5.  
  6.           In the first couple of chapters in this documentation we
  7.           described what a GIM folder is all about, and how to use it.
  8.           You may want to review chapter 3 for a discussion about
  9.           folders.
  10.  
  11.           The Prune Area creates a brand new folder which contains an
  12.           excerpt of information (people, families, and stuff) from an
  13.           existing folder.
  14.  
  15.           For example, suppose a cousin of yours would like to receive
  16.           genealogical information from you.  You could send him or her
  17.           your complete family tree; however, he or she is only really
  18.           interested in half of your genealogical information.  In that
  19.           case, use the Prune Area to split off a branch of your folder
  20.           into a new folder, and then send him or her just that branch
  21.           of the tree.
  22.  
  23. STARTING OUT...
  24.  
  25.           To get to the Prune Area, you must first open a folder for
  26.           editing, then press F6.  This edit folder is the family tree
  27.           that is the source for extracting a portion of genealogical
  28.           information, that is, a branch of your family tree.
  29.  
  30.           The process of pruning, that is, of breaking off a branch,
  31.           involves four steps.  First, give a name to the new folder to
  32.           be created.  Second, identify a "pivot person", that is, some
  33.           individual who is the person around whom the new folder will
  34.           center.  Third, identify the parts of the tree relative to the
  35.           pivot person who should be included in the new folder.  And
  36.           finally, either copy or move the branch into the new folder.
  37.           Each of these steps will be explained below.
  38.  
  39. NAMING THE NEW FOLDER...
  40.  
  41.           From the Prune Area, press F1.  GIM will ask you for a name
  42.           for the new folder.  Type in a suitable name and press return.
  43.  
  44. IDENTIFYING A PIVOT PERSON...
  45.  
  46.           By now you should be familiar with navigating around in a
  47.           folder.  You may want to review chapter 4 for details.
  48.  
  49.           Navigate to the person who will be the focus of your branch.
  50.           In the next step you will tell GIM to include ancestors and/or
  51.           descendants of this person in the new folder.
  52.  
  53.           If, for example, you are sending genealogical information to
  54.           your cousin, you might want to select your cousin as the pivot
  55.           person.  To do so, navigate to that person, and proceed to the
  56.           next step.
  57.  
  58. INCLUDING ANCESTORS AND DESCENDENTS...
  59.  
  60.           A word about branches.  A branch within GIM starts at one
  61.           person -- the pivot person -- and then goes up to include
  62.           all of that persons ancestors and their families, or else it
  63.           may go down to include descendants and their families; or it
  64.           may include both of these, or neither of them.
  65.  
  66.           In addition, you can augment this by including parents,
  67.           siblings, spouses and/or children of the pivot person, and
  68.           this may be either in addition to, or instead of including
  69.           ancestors and descendents.
  70.  
  71.           Press and hold the <Shift> key to see the various things you
  72.           can include in the new folder.  These are:
  73.  
  74.                Shift+F1    Ancest-direct-line
  75.                               Direct line ancestors of the pivot person
  76.  
  77.                Shift+F2    Ancest-immediate-fam
  78.                               Direct line ancestors of the pivot person,
  79.                               with immediate family members for each
  80.  
  81.                Shift+F3    Ancest-extend-fam
  82.                               Direct line ancestors of the pivot person,
  83.                               with extended family information -- about
  84.                               three generations worth of close relatives
  85.  
  86.                Control+F1  Descend-direct-line
  87.                Control+F2  Descend-immediate-fam
  88.                Control+F3  Descend-extend-fam
  89.                               Same as the above, but for descendants
  90.                               instead of ancestors
  91.  
  92.                Control+F5  Self
  93.                               This is just the pivot person as a single
  94.                               person.  The "self" person is selected by
  95.                               definition whenever any other modifier is
  96.                               chosen, but this "self" modifier lets you
  97.                               prune a folder containing just a single
  98.                               person, if you should want to do so.
  99.  
  100.                Shift+F4    Parents
  101.                               All parents of the pivot person
  102.                Shift+F5    Spouses
  103.                               All spouses of the pivot person
  104.                Shift+F6    Siblings
  105.                               All siblings of the pivot person
  106.                Shift+F7    Children
  107.                               All children of the pivot person
  108.  
  109. DO IT...
  110.  
  111.           As the final step in the pruning process, you may choose one
  112.           of three flavors of pruning once you have identified the
  113.           branch that you want to prune:
  114.  
  115.                F3, Copy             Copy that branch to the new folder
  116.  
  117.                F4, Copy and Delete  Copy that branch to the new folder,
  118.                                     then delete the branch from the
  119.                                     original folder
  120.  
  121.                F5, Delete           Delete that branch from the original
  122.                                     folder without saving that data to
  123.                                     anywhere else
  124.  
  125.           Under most circumstances you will usually only use the copy
  126.           function (F3).  On rare occasion you might wish to copy and
  127.           delete a branch or simply delete a branch.  Be very careful;
  128.           once information is deleted it cannot be recovered!
  129.